Come condurre efficaci riunioni di pianificazione

Nelle riunioni di vendita spesso si pianifica anche l’attività o le attività che devono essere condotte o condivise. Spesso però le riunioni vengono gestite in un’unica direzione e veicolate dal direttore vendite o dal titolare.

Ma quest’ultimo dovrebbe assumere un ruolo di facilitatore piuttosto che di direttore della riunione affinchè quest’ultima produca frutti, come ci suggerisce Ken Langdon.

Tutti i team di pianificazione devono obbedire ad alcune regole fondamentali che garantiscono un corretto svolgimento della sessione di pianificazione.

Ogni volta che si riuniscono gruppi di persone emergono immediatamente differenze di opinione, idee e punti di vista divergenti sullo stesso argomento. Sono fenomeni che intaccano l’efficienza del team ed è compito del facilitatore e naturalmente del team stesso, assicurare il rispetto di alcune fondamentali regole di comportamento.

  1. Utilizzare nella comunicazione orale sia in quella scritta frasi brevi, semplici ma esaurienti, discutendo in modo schematico si riescono a concordare velocemente le linee guida dei punti fondamentali;
  1. I membri del team hanno tutti uguale diritto di parola e uguale diritto di voto. In una sessione creativa il grado gerarchico deve scomparire. E’ vitale che il team non ritenga necessario il parere del suo membro di grado più elevato prima di esprimere quello collettivo. Un’idea brillante infatti può essere frutto dell’inventiva e dellacreatività di chiunque, anche di un novellino.Va ricordato che se si vuole che il team si impegni veramente a realizzare il piano d’azione va favorita la massima partecipazione al processo di pianificazione. Alla fine infatti il team in ogni caso deve generare un piano. Diritto di parola e diritto di voto sono due cose diverse;
  1. consenso unanime. Questa regola va a braccetto con la precedente. Presa alla lettera, significa che nessuna parte del piano può essere considerata definita finchè tutti i membri del team non concordano sulla sua formulazione. E’ un punto importante. La maggior parte delle sessioni di pianificazione genera per tutti i membri del team nuovi impegni e altro lavoro, in molti casi aggiuntivo o comunque diverso, rispetto alle attività correnti. Volendo assicurare al piano la giusta spinta propulsiva è vitale ottenere il consenso generale e disporre di un’accurata previsione della tabella di marcia delle risorse necessarie;
  1. non evitare i problemi. Dalla regola precedente consegue anche che un’efficace sessione di pianificazione deve affrontare e discutere tutti i problemi importanti che ruotano intorno al piano.
    Ecco qualche esempio di problemi trascurati:

    • una persona concorda di svolgere un’attività, ma alcuni membri del team non credono che possegga le competenze o le capacità necessarie per effettuarla correttamente;
    • una delle attività rientra nella sfera di controllo di qualcun altro, ma nessuno si preoccupa di coinvolgere quella persona nell’attuazione del piano;
    • si decide un’iniziativa che dipende dal consenso di un livello dirigenziale più elevato e non si prepara alcun piano per ottenerlo;
    • si concorda un’attività che per qualche aspetto dipende dal cliente e non si sviluppa alcun piano per assicurarsi che egli accetti di farsene carico e abbia l’effettiva possibilità di svolgerla;
  1. pensare prima di parlare. Non attenetevi a questa regola troppo rigidamente, perchè c’è chi riesce a elaborare le idee nel momento stesso in cui le espone. Tuttavia è utile concordare questa norma prima dell’inizio della sessione di pianificazione, in modo da poterla utilizzare per neutralizzare chi parla troppo spesso a vanvera.

E’ compito del facilitatore presentare e spiegare queste regole al team. Se tutti accettano di rispettarle, si può dare avvio alla vera e propria sessione di pianificazione.

Fonte: Ken Langdon – 100 idee… per vendere alla grande – Sperling&Kupfer Editori

Immagine: courtesy of senivpetro at freepik.com

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